Nel mercato attuale i software dedicati al mondo della Ospitalità offrono funzionalità complete, che non si limitano alla presa della comanda o alla gestione dei pagamenti elettronici, ma si rivelano un supporto chiave per ottimizzare l’intera gestione del locale.
A prescindere dalla tipologia di attività in cui si opera, che sia bar o ristorante, l’approccio digitale è diventato fondamentale per rispondere alle esigenze dei clienti e alle necessità di gestione interna, ed i vantaggi sono innegabili: ad esempio, automatizzare delle procedure e rendere più semplice la comunicazione tra i vari reparti.
COME SCEGLIERE?
Le aree ottimizzate tramite un software gestionale sono molteplici:
- Ordinazione e pagamento
- Gestione Produzione Bar e Cucina
- Gestione del magazzino
- Delivery & take away
- Invio telematico dei corrispettivi
Quali attività sono invece alla base dell’utilizzo per il controllo di gestione interno?
- Analisi delle vendite
- Procedure fiscali
- Report commerciale: divisione fasce orarie/coperti, divisione fasce orarie/prodotti, storico di vendita
- Report di costo Food & Beverage venduto
- Distinta base di scarico automatico: collegare la vendita al magazzino
- Migliorare i profitti: conoscere l’andamento del locale anche da remoto
E’ importante ragionare in prospettiva: un sistema gestionale si valuta in base alla potenzialità di ottimizzazione e controllo che offre, oltre ai problemi che risolve. Non sempre, però, è facile trovare un sistema capace di tenere sotto controllo le variabili chiave del vostro business.
Quali sono quindi le principali aree di intervento?
I PROBLEMI DEL SERVIZIO – GESTIONE COMANDE
Spesso si verificano situazioni con causa mancata comunicazione interna ed allineamento del personale, che ricadono inevitabilmente sul cliente.
- Il cliente ordina, ma il piatto scelto è terminato: il cameriere non lo comunica al momento della comanda perché inconsapevole
- Le portate arrivano fredde, difficoltà nel gestire il pass ad occhio
- Le bevande sono in perenne ritardo, perché il punto bar non è mai coperto
- Dislivello di servizio allo stesso tavolo: i piatti non arrivano in contemporanea
- Errori di lettura e uscita, causa calligrafia
Con la comanda elettronica la soglia di errore si abbassa, in quanto permette di:
- impostare le scorte dei piatti stabiliti e scorporare le vendite in tempo reale, di modo che la Sala sia sempre aggiornata tramite i palmari
- Utilizzare smartwatch con dispositivo di chiamata: sostituire il canonico campanello con un comando telematico con cui la cucina può avvisare il cameriere, tramite una vibrazione
- Elaborare gli ordini che vengono consegnati in cucina tramite una stampante o monitor, con indicato l’orario di presa comanda, numero di persone e tempo di attesa, codici per distinguere piatti caldi da freddi
- gestire il traffico calcolando i tempi di preparazione delle portate e indicando da quale pietanza partire
- Posizionare un printer specifico per il bar, che potrà avere una comanda scorporata dal food, mantenendo l’ordine di uscita
In questa ottica vengono eliminate comunicazioni superflue e imprecise, a discapito di procedure automatizzate che permettono di guadagnare in tempo e precisione: benefit che aumentano le possibilità di curare al meglio l’esperienza dell’ospite.
I PROBLEMI DI GESTIONE
Con le comande virtuali la cucina non è l’unica area ad essere agevolata: tutto è tracciato anche nel punto cassa, potendo supervisionare l’intera sala, contabilizzando ogni ordinazione in tempo reale. Ciò abbassa notevolmente la soglia di errore e permette di impostare dei wall di autorizzazione delle azioni effettuabili, per mantenere sempre traccia di ogni prodotto inserito.
Niente verrà accidentalmente offerto se non è consentito l’eliminazione di una voce, ma solamente lo storno.
L’obiettivo è generare un fatturato attivo, e per ottenerlo è necessario attuare le dinamiche del controllo di gestione:
- controllo giacenze efficiente, non correndo il rischio di rimanere senza scorte.
- Notifiche, non appena viene raggiunto la giacenza minima impostato per ciascun prodotto.
- ricevimento merce e controllo digitalizzato: consente di mantenere sotto controllo la situazione del magazzino, con aggiornamenti in tempo reale e notifiche di eventuali ammanchi.
- visualizzare statistiche e scaricare i report dell’attività: numero medio di clienti mensili, fasce orarie di picco, prodotti maggiormente richiesti
Sono informazioni molto importanti perché impattano direttamente sul margine di guadagno: gestire i dati con queste modalità di sintesi, che analizzi statistiche e applichi i processi in modo automatico renderà la gestione molto efficiente.
Anche dal punto di vista del cliente, abbiamo risoluzione a problemi concreti. Per citarne alcuni:
- Tenere sotto controllo un locale con una o più sale
- Gestire un locale affollato in un lasso di tempo breve
- Elaborare conti separati
- Non accumulare fila alla cassa nei momenti di maggiore affluenza
- Praticità nell’emissione di fatture e scontrini
BEST PRACTICE
Quali sono gli elementi chiave da considerare prima dell’acquisto, per non incorrere in sorprese?
Tipologia di Brand
- Identificare almeno 3 SoftwareHouse che producono prodotti specifici per le realtà F&B, informandosi su diverse piattaforme online.
- Domandare con quali locali hanno partnership e andare a chiedere feedback
- Capire le criticità, lati positivi e negativi dei diversi gestionali.
Rapporto qualità/prezzo
- E’ necessario avere ben chiaro sin da subito l’investimento complessivo: suddividere i costi per software, hardware e licenze di uso, per avere chiare le dinamiche.
- Software: controllare costi di concessione licenza e rinnovo dei canoni
- Hardware: schermo Touch-Screen, palmari per comande, printer Fiscale, printer di servizio, collegamenti wi-fi e customizzazioni per ottimizzare la fruizione
- Manutenzione, aggiornamenti vari: anche questo può rappresentare un costo
- Formazione necessaria per insegnare allo staff il corretto funzionamento
- costi in termini di correzioni o modifiche
- Backup
Fattori Post-Vendita
Ragionare sui problemi che possono sorgere e capire quali costi e soluzioni vengono proposte:
- Copertura oraria di assistenza
- Costo di intervento
- Timing e procedura di intervento
- Esiste l’apertura di un ticket o l’assistenza è diretta?
- In caso di integrazioni future, avrò variabili dei costi?
Per chiudere: selezionare un programma gestionale non è facile, ma con le giuste conoscenze, è possibile scegliere quello più adatto alla propria attività.
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