“Le riunioni sono il motore di un’azienda. Uno strumento indispensabile per il progresso e il miglioramento delle funzioni aziendali”.
Questo è ciò che, in linea di massima, troviamo scritto in tanti testi di Management aziendale che trattano il tema della comunicazione interna. E’ vero, ma va sottolineato che questa attività ha una forte connotazione pratica.
La riunione è uno degli strumenti comunicativi che un manager può utilizzare: di certo è uno dei più efficaci.
Se non sono presenti alcune condizioni di base però, diventa solo una perdita di tempo.
Analizziamo in maniera precisa alcune condizioni.
1. Il sistema organizzativo esiste?
Uno degli aspetti a cui assisto più di frequente, nelle aziende, è la poca cura sull’innovazione: è facile (soprattutto nelle aziende familiari) vedere tramandati sistemi organizzativi tratti da una impostazione “artigiana” ad una struttura che ha invece acquisito complessità: ciò produce molto dispendio di sforzi ed energia, perchè di base non si comunica ma si controlla.
In altre parole, fintanto che l’organico aziendale conta pochi elementi, è sufficiente utilizzare il criterio in cui “poche regole molto occhio vigile”, per risolvere le problematiche (che non è di certo il migliore metodo).
Se l’azienda cresce sul mercato, la sua struttura interna dovrebbe fare altrettanto, introducendo strumenti più adatti a favorire la fluidità della comunicazione: questi due aspetti non sono sempre direttamente proporzionali, per cui i rapporti tra le persone spesso “non funzionano”.
Quando sentiamo un imprenditore affermare che “i dipendenti devono essere dominati, oppure sono come dei figli da badare” sappiamo che in quell’azienda non esiste un sistema comunicativo ma una impostazione gerarchica autoritaria , esattamente il contrario del concetto di armonia che invece richiede coinvolgimento e responsabilità condivisa.
Si verificherà inoltre una mancanza di coordinamento (ordinamento elaborato per conseguire uno o più fini determinati) che è l’essenza del management in una azienda moderna.
2. Perchè fare riunioni?
L’interazione è un fatto centrale della nostra esistenza: in quanto esseri umani siamo infatti abituati a comunicare tra di noi, in modo più o meno efficace. Nella storia recente, questo aspetto ha acquisito rilevanza scientifica ed una profonda connotazione professionale.
Oggi la complessità nel fare impresa difficilmente convive con lo stile “un uomo solo al comando” ma si orienta verso competenze complementari, sinergie, collaborazioni: basta pensare allo Crowdfunding per comprendere che le interazioni tra persone rappresentano un asset non più trascurabile. Sono, anzi, un valore aggiunto.
La riunione va costruita quindi su un principio: indurre il fenomeno comunicativo in relazione agli effetti che produce (positivi) sugli altri esseri umani. Creare partecipazione, anteporre le soluzioni ai problemi, pianificare le attività future, fare strategia.
Detta in maniera semplice, la riunione è utile quando, successivamente ad essa, accade qualcosa di positivo, funzionale, che porta vantaggio competitivo. Non è un monologo del capo.
Ecco il motivo per cui è uno strumento fortemente pragmatico. In fondo, la differenza tra un management capace ed uno mediocre (o non rilevato) sta nel fatto che i primi conoscono gli strumenti di gestione e li sanno usare. Gli altri, no.
Il coordinamento è il principale motivo per cui si fanno le riunioni con i collaboratori. Qualsiasi manager, a qualunque livello, sicuramente non sarà efficace se:
- non tiene informati i suoi collaboratori
- non chiede i loro punti di vista
- non stabilisce accordi
- non programma le attività e non si assicura dell’esecuzione
3. La nemesi: il concetto del “minimo sindacale”
Avete mai notato che, in alcune aziende, le persone fanno “il minimo che serve” per erogare il servizio, ma niente di più? Questo accade anche ai manager o titolari.
Un esempio.
Prendiamo un barista che fa “il minimo che serve”: prepara semplicemente il caffè, con poca tecnica od iniziativa. Magari con poca cura nella preparazione, pochi sorrisi, scarso interesse. Perchè succede?
- non esiste un sistema di coinvolgimento, una visione imprenditoriale, un monitoraggio nelle performance.
- una persona non formata e preparata a svolgere le proprie funzioni tenderà a ridurre il proprio operato al minimo necessario
Conseguenza: ridurre progressivamente le caratteristiche qualitative del risultato causerà nel medio e lungo periodo un impoverimento finanziario.
Trasponiamo il concetto dal barista all’imprenditore (o manager).
Senza conoscenza dei propri strumenti e formazione per diventare più competente, opererà al minimo sindacale, ovvero limitandosi a ordini e comandi. Si arrabbierà quando le cose non vanno come vuole, per poi lamentarsi delle scarse capacità altrui.
Per estensione, le sue riunioni non rappresentano una asset preventivo ma saranno indette per affrontare problemi già accaduti. Sarà un perenne discutere tra chi ha ragione o torto e mancherà pianificazione e strategia.
Quando la cultura aziendale integra questo concetto, non è raro vedere disarmonia, inceppi operativi e alto turnover: tutti sintomi del fatto che l’impostazione richiede qualche revisione.
4. In che modo impostarla al meglio?
Una riunione è una delle opportunità che un titolare ha per riuscire a gestire/influenzare contestualmente il proprio staff. Se invece viene fatta per chi “le tiene” e non per chi “le riceve” (vedi punto 2) diventano inutili e improduttive.
Esistono diversi tipi di riunione: le più importanti sono quelle di coordinamento, oppure formative/strategiche, o la plenaria con tutto lo staff.
In linea di massima, le best practice trasversali da seguire sono:
- renderle interessanti, vanno preparate. Attribuire un tema specifico, non troppi argomenti
- Devono avere impatto e comunicare un messaggio.
- impostarle per ogni reparto produttivo con cadenza (minima) mensile e fare la plenaria 4 volte all’anno. Con i responsabili farne una a settimana.
- Se tenute senza programmazione/preparazione, dopo un po’ non si faranno più.
- Costruire la scaletta in modo che diventi un modello di riferimento.
- mantenere un giorno ed un’orario stabili per eseguirle.
Propongo quindi una checklist:
PRE
- Avere chiaro, concretamente, che risultati ci si aspetta di produrre e comunicarlo ai partecipanti
- definire i partecipanti effettivi
- preparare il materiale necessario (documenti, presentazioni) e richiederlo (se serve)
- definire la durata
DURANTE
- incaricare qualcuno che tenga la sintesi
- Prestare attenzione a dare in giusto spazio a tutti e rispettando i tempi
- assicurarsi che non si prendano strade che portino lontano dall’obiettivo della riunione
- condividere con tutti le regole di ingaggio (chi può parlare? Quando si fanno le domande?)
- non dimenticare il check-out, ovvero il momento per feedback
- Assicurarsi che ogni partecipante abbia chiaro cosa deve fare dopo la riunione
POST
- Diffondere la sintesi in maniera scritta ed i materiali utilizzati
- Fare eventuali follow up
Il presupposto è che ogni azienda, a prescindere dalla grandezza, è guidata da obiettivi sinergici. Se i dipartimenti non vengono coordinati, le persone non abituate ad interagire, si assisterà ad incroci tra le attività molto pericolosi per il progresso.
Conclusione
“Si ok, ma qui non …”
In alcune occasioni, introducendo il tema “meeting” con i titolari di locale, sono iniziate le obiezioni: è del tutto normale. “non ho tempo”, “non servono” e altre motivazioni per cui questo canale di interazione viene ritenuto inutile.
Ho ben chiare le conseguenze che arrivano nel fare ostruzionismo all’ interazione, sia da dipendente che da manager (e oggi come consulente), o comunque i risultati che si ottengono da una cultura aziendale che non cura la comunicazione.
Ciò che rispondo è: ci sono alcune attività che, per rendere il lavoro più fluido, non sono opzionali ma vanno apprese ed applicate.
Come un carpentiere, anche un manager usa strumenti: se però si utilizza il manico di un cacciavite per piantare un chiodo, va informato che esiste il martello.
Citando Arthur Bloch:
““Se un problema causa molte riunioni, alla lunga le riunioni diventeranno più importanti del problema.”
Scrivimi senza impegno per approfondire!
