La delega, un tema molto discusso oltre che misterioso: per la mia personale esperienza, ho visto diverse persone ritenersi “brave” a delegare ma, all’atto pratico, risultare inconsistenti.
Perché accade questo? Perché la delega è una competenza. E per possedere una competenza, è necessario studiare ed applicarsi.
Delegare serve ad ottimizzare i tempi, dedicarsi a specifiche mansioni in ottica efficace oltre che motivare e responsabilizzare i propri collaboratori: è un atto di fiducia che ripaga il collettivo in termini di produttività, risparmio di tempo ed energie, stima reciproca e stress accumulato.
LA NEMESI
Il ragionamento ha inizio non tanto dal come, ma da cosa succede se una determinata condizione non si verifica: cosa succede se non si delega?
La nemesi della collaborazione è l’accentramento delle responsabilità e mansioni.
Questo approccio (e di conseguenza comportamento) trasmette nell’ambiente messaggi tossici: difficoltà a moderare l’ansia, egocentrismo, spirito poco partecipe, scarsa fiducia negli altri, paura di essere sostituito. La risonanza è negativa anche per colui che manifesta: si troverà sommerso dalle mansioni e sovraccarico di agitazione per le scadenze imminenti.
Stephen Covey spiega che combinare gli sforzi individuali con quelli del team permette di ottenere un successo più grande e garantire benefici reciproci: i risultati collettivi sono migliori dei risultati del singolo, ma non tutti sono in grado di applicare questo concetto e attuare questa visione perché la delega possiede un valore intrinseco imprescindibile.
Quale? Fiducia, un concetto trasversale: ne parlano filosofi, sociologi, economisti, manager e psicologi (oltre che tante persone, purtroppo, a sproposito).
La fiducia è uno stato cognitivo, composto da aspettative, convinzioni, credenze, pregiudizi e preconcetti acquisiti negli anni di vita, che diventano parte della nostra personalità. Nascono da esperienze precedenti anche irreversibili, condizionano i pensieri quotidiani e si trasformano nella soggettiva modalità interpretativa della realtà per trarre conclusioni, che nell’ambito professionale toccano tre elementi:
- Fedeltà: agli impegni presi e alle promesse fatte
- Rispetto delle confidenze: aspettarsi che venga mantenuto il riserbo su proprie informazioni private, non usate come armi emotive che espongono a disagio ed imbarazzo
- Onestà: la convinzione che gli altri dicano la verità, con intenti benevoli e non manipolatori
Quando invece si prova sfiducia verso un collaboratore, si tende ad attribuirgli responsabilità negative ed incapacità: la realtà è, invece, che se non ci fidiamo di qualcuno, parte della responsabilità è anche nostra.
LA VISIONE PROFESSIONALE
Integrazione, coesione, interdipendenza e necessità reciproca sono valori che dovrebbero essere presenti in un team di lavoro dove è presente fiducia ed una visione definita e consapevole del risultato.
Quando invece troviamo stanchezza e lamentele frutto di grossi carichi di lavoro che generano pochi risultati possiamo notare alcuni comportamenti individuabili nella difficoltà di delega: accentramento delle mansioni, correzioni stravolgenti del lavoro dei collaboratori, mancanza di comunicazione efficace, tensione, perdite di tempo, scarso coinvolgimento.
In principio, è utile considerare alcuni elementi chiave per strutturare un corretto sistema:
- Individuare e scegliere i collaboratori: professionalità, capacità potenziale e motivazione devono essere presenti
- La delega corrisponde ad una azione responsabilizzante e motivante, non è uno scaricabarile dei compiti più noiosi
- non affidare ad un collaboratore una mansione che non si è personalmente in grado di svolgere bene: per comprendere e valutare l’operato si deve essere capaci di visualizzare risultati e competenze in maniera oggettiva
- Non imporre, ma negoziare: ascoltare attivamente il destinatario di una delega è un modo per individuare soluzioni. Chiedere un feedback fa sentire coinvolto in un progetto e non “a servizio”
Con questi presupposti, è possibile ragionare in termini pratici legati alle metodologie operative, analizzando le mansioni di diretta competenza, in ottica di ottimizzazione:
- Può essere automatizzata?
- E’ superflua?
- E’ possibile delegarla?
BEST PRACTICE
Il risultato sarà direttamente legato alla costanza pratica: si parla di un processo, non di un interruttore.
- Stabilire insieme obiettivi stimolanti e realistici
- Creare le condizioni utili per operare nella maniera migliore possibile
- Strutturare piani di lavoro, con scadenze cicliche
- Fissare meeting a cadenza regolare, in modo da confrontarsi e valutare quanto effettuato basandosi su indici definiti
In caso di errori vanno assolutamente evitate le sparate teatrali sui collaboratori (magari scelti e gestiti in maniera scorretta) ma approcciare in maniera costruttiva individuando le carenze, per migliorare.
Posso aiutarti a costruire un sistema di delega?
Se i risultati sono positivi va comunicato, con gratificazioni: private o pubbliche, garantiscono una sana collaborazione che porterà nuovi stimoli e crescita per tutti.
